Le périmètre couvert est le même que ce que je vous ai livré pour le stage d'été, étendu aux programmes à l'année : inscription, contrat, facturation et prélèvements, accès à la plateforme, suivi dans Notion et Brevo, relances, départs. Je le chiffre dans deux options. Le tableau compare les deux, ligne à ligne, sur un périmètre identique.
Vous gardez Pipedrive tel quel. Je reconstruis les automatisations autour, sur un moteur plus robuste que Make (n8n, hébergé sur un serveur qui vous appartient), et j'y ajoute tout le parcours des programmes à l'année.
Je remplace Pipedrive par une application construite pour votre fonctionnement exact : vos fiches, votre pipeline, vos règles. Les automatisations vivent directement dedans, sans raccordement entre outils. Le code, les comptes et les données sont à votre nom.
Dans les deux cas, je ne remplace pas ce qui fonctionne bien : Pennylane, eSignatures, Brevo, Calendly et Adomin restent en place. Notion reste alimenté tant que tu souhaites le garder.
Comment lire ce tableau : chaque ligne est un besoin dont on a parlé, chaque colonne donne la façon de le couvrir dans l'option et son prix. « Inclus » signifie couvert sans coût supplémentaire. « Sans objet » signifie que le résultat est obtenu autrement dans cette option (la ligne concernée est indiquée). Montants HT.
| N° | Besoin | Option 1 · Pipedrive conservé | Prix | Option 2 · Application sur mesure | Prix |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Changer de moteur d'automatisation (prérequis que je conseille : Make atteint ses limites et son forfait déborde déjà) | Migration des 12 scénarios existants vers n8n + mise en place du serveur (qui vous appartient) | 1 600 € | Sans objet pour la migration : les automatisations sont construites une seule fois, directement dans l'application. Je reconstruis le parcours du stage d'été dedans | 320 € |
| 2 | Les infos remplies dans Calendly remontent dans l'affaire | Raccordement Calendly, les champs du rendez-vous s'écrivent sur l'affaire | 160 € | Raccordement Calendly, écrit directement dans l'application | 80 € |
| 3 | Résumé IA des appels (Aircall) | Rien à développer : l'option Aircall AI s'active depuis votre compte (essai gratuit 7 jours, ensuite environ 9 €/licence/mois), le résumé s'affiche ensuite tout seul dans Pipedrive | 0 € | Raccordement Aircall vers l'application, pour recevoir le résumé et l'événement de fin d'appel | 120 € |
| 4 | Brouillon du mail récap prêt après chaque appel | Pas possible Pipedrive ne permet pas de créer un brouillon d'email de l'extérieur (j'ai vérifié l'intégralité de leur documentation technique, et leur équipe le confirme publiquement sur leur forum développeurs). L'alternative « créer une tâche à chaque appel » ajouterait du bruit sans régler le fond, je préfère l'écarter | · | À la fin de l'appel, le brouillon du mail récap est prêt dans la fiche, il ne reste qu'à relire et envoyer | 60 € |
| 5 | Relances automatiques par email, puis relais téléphone | Séquence de 2 à 3 mails espacés (J+7, J+14), adaptés au programme, puis bascule dans ta colonne « relance tel ». Tu peux remettre une affaire dans la boucle, le calendrier repart. La séquence s'arrête quand tu déplaces l'affaire après une réponse, ou quand elle passe en perdu | 640 € | Même séquence, avec une différence : l'application voit la réponse du parent arriver et suspend la relance elle-même, sans dépendre d'un geste de ta part | 200 € |
| 6 | Contrat envoyé automatiquement à l'inscription, avec le mail d'accompagnement | Le bon contrat part selon le programme (Autonomie, Excellence, Cours), signature électronique comme pour l'été | 440 € | Identique, déclenché directement par l'application | 360 € |
| 7 | Première facture selon la règle du 10 et du 20 | La règle complète qu'on a verrouillée au call : date de référence = création des accès Adomin, jusqu'au 10 inclus mois complet, du 11 au 20 inclus demi-mois arrondi à l'euro inférieur, à partir du 21 rien (jours offerts), facture ponctuelle puis abonnement le mois suivant, échéance à réception | 320 € | Même règle, calculée par l'application | 160 € |
| 8 | Abonnement mensuel et prélèvement (Pennylane) | Création automatique de l'abonnement (émission le 27, échéance à réception) et du mandat de prélèvement : la référence unique et la date de signature, que tu remplis à la main aujourd'hui, sont posées automatiquement | 560 € | Identique. L'écart de prix vient du raccordement : en option 1, chaque automatisation doit être branchée sur Pipedrive et sécurisée ; ici elle lit directement les données de l'application | 200 € |
| 9 | Base élèves Notion à jour : année, programme, date d'entrée | À la création des accès, la fiche Notion de l'élève est créée ou mise à jour (élève, parent, programme, classe, année, et la date d'entrée = la date de création des accès, comme convenu) | 160 € | Identique, tant que tu gardes Notion. L'application peut le remplacer plus tard, à ton rythme, sans rien casser | 160 € |
| 10 | Accès à la plateforme (Adomin) créés automatiquement + mail de bienvenue aux parents | Création du compte élève avec ses matières (aujourd'hui cette création est manuelle pour l'année), mail de bienvenue, et la question de l'affectation du mentor tranchée ensemble : bloquer tant qu'il n'y a pas de mentor, ou créer puis affecter après | 240 € | Identique | 120 € |
| 11 | Brevo enfin exploitable : parent ou élève, client ou pas, quel programme, quelle classe, ancien client, en départ | Mise à jour automatique quotidienne des contacts Brevo depuis Pipedrive. Aujourd'hui la distinction parent / élève n'existe pas du tout dans Brevo : je la crée, avec le statut qui suit le cycle de vie (prospect, client, ancien client, nurturing) | 480 € | Même mise à jour quotidienne, alimentée par l'application, où parents et élèves sont déjà des fiches séparées | 240 € |
| 12 | Passage de classe automatique en août | Chaque août, la classe passe à N+1 partout : Pipedrive, Brevo et Notion, avec sauvegarde préalable et possibilité de retour arrière | 320 € | Un seul passage dans l'application, répercuté sur Brevo et Notion | 120 € |
| 13 | Contrôle mensuel avant prélèvements : personne n'est oublié | Avant le 27, un rapport croise les élèves actifs dans Adomin, les abonnements Pennylane et Notion, et te dit « tout le monde est là » ou liste les écarts. C'est le visuel dont on a parlé : tu le vérifies 2 ou 3 mois, puis tu peux te sortir cette question de la tête | 160 € | Même contrôle, en lecture directe des données de l'application | 60 € |
| 14 | Garde-fous entre le stage d'été et l'année | Chaque automatisation vérifie la famille de produit avant d'agir, pour que les parcours été et année ne se déclenchent jamais l'un l'autre + test complet du parcours année avant mise en service | 560 € | Sans objet : la séparation est dans la structure même des données. Le test complet est porté ligne 19 | · |
| 15 | Fondations de l'application | Sans objet (Pipedrive existant) | · | La base : fiches parent, élève, inscription, abonnement, mandat, chacune à sa place ; sécurité des accès ; IBAN chiffrés (aujourd'hui ils sont stockés en clair dans Pipedrive) | 1 040 € |
| 16 | Reprise de vos données | Sans objet | · | Tout Pipedrive repris dans l'application : 708 affaires, 949 fiches, avec le tri parent / élève fait proprement (je te sollicite sur les rares cas ambigus) | 460 € |
| 17 | Les écrans de l'application | Sans objet (l'écran, c'est Pipedrive) | · | Tes vues actuelles, reproduites : le pipeline en colonnes, la liste des élèves filtrable (classe, programme, mentor, abonnement), la fiche inscription, la fiche parent / élève, la vue « à corriger » | 920 € |
| 18 | Les emails dans l'application | Sans objet (les emails restent dans Pipedrive) | · | Ta boîte mail lisible et utilisable depuis la fiche de chaque famille : historique des échanges et envoi. Je valide d'abord la connexion à la boîte par un test technique de mon côté, et je te confirme cette partie avant de l'engager | 360 € |
| 19 | Formulaire d'inscription et paiements | Couverts par la ligne 1 : l'existant est migré tel quel | · | Le formulaire d'inscription du site écrit directement dans l'application (les doublons d'inscription disparaissent à la source), détection des paiements et relance des impayés, test complet de bout en bout | 600 € |
| 20 | Gestion de projet | Cadrage, points d'avancement, recette avec toi, documentation (10 % du montant) | 560 € | Idem + bascule accompagnée et formation à l'application (10 % du montant) | 560 € |
| Total socle | 6 200 € | 6 140 € |
| N° | Besoin | Option 1 · Pipedrive conservé | Prix | Option 2 · Application sur mesure | Prix |
|---|---|---|---|---|---|
| 21 | Départs et pauses gérés de bout en bout | Quand un parent résilie, tu renseignes une date de fin dans Notion et tout s'enchaîne : l'abonnement Pennylane s'arrête à la bonne échéance, le compte Adomin est désactivé à la fin du préavis, la date de sortie et le tag s'écrivent dans Notion, Brevo passe le contact en « ancien client ». Les pauses (l'été par exemple) sont un état à part, pour ne pas les compter comme des départs : la mise en pause dans Pennylane reste un clic de ton côté (Pennylane ne l'ouvre pas aux outils externes, j'ai vérifié), je trace l'état et tu reçois un rappel à la date de reprise | 960 € | Même enchaînement, la date se renseigne dans l'application | 220 € |
| 22 | Tableau de bord : arrivées, départs, revenu mensuel, durée de vie, valeur par élève | Ces chiffres n'existent pas dans Pipedrive : il faut construire une base de données à côté, la synchroniser avec Pipedrive, Pennylane et Adomin, puis afficher les indicateurs. Fonctionne, mais c'est une copie à maintenir. À noter : sans la ligne 21, pas de date de sortie fiable, donc pas de chiffre de départs juste | 1 600 € | Les indicateurs sont une simple lecture des données de l'application, en direct, sans copie ni synchronisation | 240 € |
| 23 | Reprise des élèves déjà inscrits (pour que les départs et le suivi couvrent aussi les abonnements en cours) | Import encadré des abonnements en cours, chaîne de facturation coupée pendant l'opération, avec sauvegarde et retour arrière possibles | 720 € | Inclus : c'est la reprise de données de la ligne 16 | Inclus |
| Gestion de projet sur les options (10 %) | 330 € | 50 € | |||
| Total avec toutes les options | 9 810 € | 6 650 € |
Ces montants sont l'estimation de base, hors taxes. Deux points restent à préciser ensemble et peuvent faire bouger leur ligne (la liste exacte des indicateurs du tableau de bord, le nombre de mails de la séquence de relance) : je m'engage sur un devis ferme avant tout lancement.
Sur le socle, les deux options coûtent quasiment pareil (6 200 € contre 6 140 €). Elles ne construisent pas la même chose. Voici les différences factuelles, lignes du tableau à l'appui.
C'est la différence la plus concrète au quotidien. Dans Pipedrive, on peut déplacer une affaire vers une étape qui déclenche un contrat ou une facture même s'il manque l'IBAN, le programme ou l'adresse : l'automatisation part, échoue ou produit un document faux, et il faut corriger après coup.
L'application, elle, refuse le déplacement et te dit immédiatement ce qui manque. Rien à contrôler avant de déplacer une carte, aucune liste de règles à garder en tête : si quelque chose ne va pas, elle le dit au moment de la saisie. Tes habitudes de travail restent les mêmes, avec la surveillance en moins.
En option 1, chaque automatisation paie deux fois : le travail utile, plus le raccordement à Pipedrive (brancher, sécuriser, tester la liaison). C'est ce qui explique l'écart à besoin identique : l'abonnement Pennylane à 560 € contre 200 €, les relances à 640 € contre 200 €, le tableau de bord à 1 600 € contre 240 €.
Ce ratio ne vaut pas que pour ce devis : toutes tes demandes futures suivront la même pente, plus rapides à livrer, plus fiables, et mieux ajustées à ton besoin puisque rien ne dépend de ce que Pipedrive veut bien permettre.
Cette section est faite pour être relue à tête reposée après le call.
Dès que tu me donnes ton choix, je te confirme le délai précis de mise en place de l'option retenue. Comme dit au call : être opérationnel sur les inscriptions à l'année pour début septembre, c'est possible mais ambitieux, il ne faut pas perdre de temps. Dans les deux options, tout se met en service par étapes, le flux d'inscription d'abord.
Pour en parler de vive voix, tu peux directement bloquer un créneau :
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